Expedición de copia de un documento notarial

Publicado inicialmente el 01/11/2019 por CubaTrámite

La copia de un documento notarial en Cuba es la reproducción literal o parcial del documento original que obra en el protocolo a cargo del Notario.

Las copias de los documentos matrices que autoriza el notario tienen la misma eficacia que estos.

Las copias pueden ser redactadas por medios manuales, mecánicos y automatizados y se expiden en soporte de papel o en formato digital con la firma electrónica del notario, a petición de persona interesada.

Solo el notario a cuyo cargo esté el protocolo, puede expedir copias de los documentos notariales obrantes en el mismo.

Requisitos

• Concurrir el interesado con su carné de identidad.

Otros requisitos para obtener copias autorizadas de un documento notarial son:

• Haber comparecido al instrumento cuya copia se solicita.
• Si el solicitante lo hace en representación del interesado en obtener la copia, debe hacerlo mediante una escritura de poder notarial que contenga facultades suficientes para hacer dicha solicitud.
• Acreditar tener interés legítimo para obtener la copia.

Costos

Para personas naturales con residencia permanente en el territorio nacional

Además: $5.00 pesos cubanos en sellos del timbre, como impuesto que grava los documentos notariales.

Para las personas naturales no residentes permanentes en el territorio nacional

Además: $125.00 pesos cubanos en sellos del timbre, como impuesto que grava los documentos notariales.

Dónde presentar el trámite

Presencial en: Unidades Notariales de Cuba.

Se debe acudir a la misma notaría en Cuba donde se solcitó y firmó el documento notarial original. 

Horarios de atención

• Lunes y miércoles: de 8:00 am a 7:00 pm.
• Martes, jueves y viernes: de 8:00 am a 4:30 pm.
• Sábados: de 8:00 am a 12:00 m.

Tiempos de resolución

Hasta 2 días, a partir del día en que se concurre ante Notario.

Preguntas frecuentes

1.- ¿Quiénes tienen derecho a solicitar una copia de un documento notarial?

Tendrán derecho a obtener copias de los documentos notariales, además de los comparecientes:

• Las personas naturales o jurídicas a cuyo favor resulte algún derecho, ya sea directo o adquirido por otro acto.
• Los que acrediten tener interés legítimo en el documento, debiendo el notario consignar al margen de la matriz en la propia nota de expedición de la copia los fundamentos en que se basa este interés
• Los representantes de las personas (a que se refieren los incisos anteriores), previa acreditación de la representación legal, voluntaria, de apoyo intenso u orgánica que ostenten.

2.- ¿Se puede obtener una copia de un testamento?

Sí. La expedición de copias literales de escrituras públicas de testamento, pueden ser solicitadas por el testador en vida, su representante o quien le asiste como apoyo.

Si el testador ha fallecido, podrán solcitar copias del testamento, los herederos instituidos, sus representantes o personas que le asisten como apoyo, los legatarios, albaceas y demás personas a quienes se les reconozca algún derecho o facultad, previa acreditación, en su caso, de alguna de las condiciones anteriormente señaladas.

3.- ¿Qué información aparece en el contenido de la nota notarial al expedir una copia?

En la nota de expedición de una copia de documento notarial, que se consigna al final del texto, el notario hace constar:

• Su concordancia con el documento original de que se trate;
• Si se trata de la copia literal de oficio, especificar quién de los comparecientes es su destinatario;
• Si se trata de la copia que se expide con posterioridad a petición de parte interesada, dar un juicio de identidad del destinatario, a través de su documento de identidad, salvo que pueda ofrecer un juicio de conocimiento de dicha persona, así como el juicio de legitimación conforme con las pruebas aportadas que justifiquen la autorización a su favor de dicha copia, de todo lo cual se hace referencia en la nota de expedición;
• El número de hojas, lugar, fecha de expedición y tarifa cobrada;
• Que en la escritura matriz existen fijados e inutilizados, los sellos de timbre correspondiente o el pago electrónico; y
• El cuño oficial de la notaría y la firma del notario que la expida para la autorización de la copia en soporte papel.

4.- ¿Se puede obtener copias digitales de documentos notariales?

Sí. Pueden expedirse copias digitales que se autorizan con la firma electrónica del notario que tiene a cargo el protocolo, en cada hoja y al final del texto, las que tienen igual valor que la matriz y las expedidas en soporte papel.

5.- ¿Qué hacer si un notario niega la expedición de una copia de un documento notarial?

Entre las funciones de los notarios está la de expedir copias literales o parciales de los instrumentos que obren en los protocolos y archivos de la notaría a su cargo.

Cuando el notario se niegue a la expedición de una copia de un documento notarial, el interesado podrá interponer un recurso ante el ministro de Justicia o los directores provinciales de Justicia y el del municipio especial Isla de la Juventud.

6.- ¿Qué hacer, si existe un error en la copia del documento notarial entregada por el notario?

En las copias en que se observen errores u omisiones, no obrantes en la matriz, podrán ser subsanadas mediante nota o diligencia al final o a continuación del texto, firmada por el Notario, donde se hará constar el error u omisión y la forma correcta en que queda la copia.

Los errores materiales, las omisiones y los defectos de forma en los documentos públicos notariales pueden ser subsanados por el notario autorizante o su sustituto, de oficio o a instancia de parte.

7.- ¿Qué tipos de copias de documentos notariales podrán ser solicitadas?

Las copias expedidas a los comparecientes al momento de la autorización notarial son siempre literales.

También, son literales las copias que se soliciten por mandamiento judicial, a instancia del Ministerio de Justicia o de las direcciones provinciales de Justicia y del municipio especial Isla de la Juventud.

Las copias posteriores que se emitan, podrán ser literales o parciales para un fin determinado

Las copias literales se encabezan con el número que en el protocolo tenga el documento matriz y son una reproducción exacta de este.

Las copias parciales solo repite del documento original aquellos extremos que resulten necesarios e imprescindibles, que se requieran por las autoridades judiciales o administrativas para el acto de que se trate.

Fundamento Legal

• Ley No. 59 del Código Civil. Actualizado el 8 de noviembre de 2022
• Ley No. 80 “De las Notarías Estatales”, vigente desde el primero de junio de 1985.Gaceta Oficial de la República de Cuba. Edición Ordinaria No. 3 de primero de marzo de 1985.
• Reglamento de la Ley contenido en la Resolución No. 70/1992 de 9 de junio, del Ministro de Justicia (Gaceta Oficial de la República de Cuba. Edición Extraordinaria No. 4 de nueve de junio de 1992).
• Resoluciones No. 130/1998 y 201/1999, ambas del Ministro de Justicia que establecen las tarifas de los servicios notariales.
• Resolución No. 19/2002, del Ministro de Justicia, reguladora de los términos para la prestación de los servicios notariales.
• Código de Ética del Notariado Cubano, de 28 de noviembre del 2000.
• Resolución 53 de 2021 de Ministerio de Justicia. Actualiza las tarifas para el cobro de los servicios notariales dirigidos a las personas naturales cubanas con residencia permanente en el exterior, a las extranjeras que no ostentan la condición de residentes permanentes en el territorio nacional y a personas jurídicas extranjeras, salvo  autorización en contrario de quien resuelve. Deroga la Resolución 518/2020. (Gaceta Oficial No. 17 Ordinaria de 2021).
• Resolución 333 de 2025 de Ministerio de Justicia. Actualiza las tarifas, en pesos cubanos, para la prestación de servicios notariales a personas naturales con residencia efectiva en el territorio nacional, a jurídicas estatales y no estatales constituidas al amparo de la legislación cubana; incluidas las sociedades mercantiles de capital ciento por ciento cubano, totalmente extranjero, empresas mixtas, sus sucursales y para los contratos de asociación económica internacional y otros sujetos debidamente autorizados. Deroga la Resolución 52, de 4 de febrero de 2021, del Ministerio de Justicia. Gaceta Oficial No. 62 Ordinaria de 2025.

Referencia

Ministerio de Justicia de Cuba